Vad är ett DDI-nummer?

DDI står för Direct Dial-In och innebär att enskilda medarbetare inom ett företag får egna, direkta telefonnummer. Med ett DDI-nummer kan en person nås direkt via det offentliga telefonnätet (PSTN), utan att gå via växel, receptionist eller huvudnummer.

Detta skapar snabbare, enklare och mer professionell kommunikation – både internt och externt – och är en standardfunktion i moderna telefoni- och UC-lösningar som Microsoft Teams telefoni.

Hur fungerar DDI-nummer?

Ett DDI-nummer kopplas direkt till en användare eller enhet i företagets telefoni­system. När någon ringer detta nummer, hamnar samtalet omedelbart hos rätt person, utan manuella omkopplingar.

DDI-nummer tilldelas vanligtvis som en del av ett större nummerspann (nummerblock) som företaget äger via sin teleoperatör. Dessa nummer kan därefter hanteras, tilldelas eller avaktiveras centralt – manuellt eller via administrationsverktyg.

I lösningar som Microsoft Teams, tilldelas DDI-nummer ofta via Direct Routing eller Microsoft Calling Plans, beroende på vilken telefoni­modell företaget använder.

Fördelar med DDI-nummer

Att använda DDI-nummer i en organisation ger flera tydliga fördelar:

• Direkt tillgänglighet: Kunder och kollegor kan kontakta medarbetare utan att behöva gå via en gemensam växel

• Effektivitet: Mindre tid går åt till att hantera samtal manuellt

• Strukturerad nummerhantering: Möjlighet att planera och organisera företagets telefoni

• Skalbarhet: Lätt att tilldela nya nummer vid tillväxt eller förändringar

• Professionellt intryck: Varje medarbetare kan ha ett eget, fast företagsnummer

DDI-nummer är särskilt värdefulla i större företag med många anställda, i kundtjänstmiljöer och i organisationer där snabb kontakt är avgörande.

DDI i molnbaserade telefonsystem

Med övergången till molnbaserade plattformar som Microsoft Teams och Microsoft 365 har administrationen av DDI-nummer fått nya möjligheter – men också nya krav.

Företag som använder Microsoft Teams för telefoni behöver tilldela ett DDI-nummer till varje användare som ska kunna ringa och ta emot externa samtal. Detta sker vanligtvis via:

• Microsoft Admin Center

• PowerShell-skript

• Tredjepartsverktyg som förenklar och automatiserar processen

När DDI-numret är tilldelat, fungerar det direkt i Teams och användaren kan svara på samtal oavsett var hen befinner sig – på kontoret, hemma eller på språng.

Utmaningar vid manuell hantering

I takt med att antalet användare växer, blir det svårt att hantera DDI-nummer manuellt. Vanliga problem inkluderar:

• Överlappande nummer eller dubbelanvändning

• Fel vid tilldelning

• Svårt att hålla koll på vilka nummer som är lediga eller i bruk

• Tidskrävande administration vid nyanställningar och avslut

För att lösa detta använder många företag ett dedikerat administrationsverktyg.

DDI Manager – effektiv hantering av DDI-nummer

DDI Manager, utvecklad av Performance Metrics, är ett exempel på ett verktyg som automatiserar och förenklar hela hanteringen av DDI-nummer i Microsoft Teams.

Med DDI Manager kan administratörer:

• Se alla DDI-nummer och deras status (ledig, i bruk, reserverad)

• Tildele eller återkalla nummer med några klick

• Få full översikt över flera konton eller kunder (för MSP:er)

• Integrera med Teams och Microsoft 365

• Minimera risken för fel och spara tid

DDI Manager passar särskilt bra för större organisationer eller IT-partners som hanterar telefoni för många användare.

DDI och framtidens kommunikation

DDI-nummer är en avgörande del av en professionell telefonilösning. I takt med att allt fler företag går över till molnbaserade lösningar, ökar behovet av tydlig, skalbar och automatiserad nummerhantering.

Genom att arbeta strategiskt med DDI och använda rätt verktyg, kan företag förbättra sin tillgänglighet, effektivisera administrationen och skapa en bättre upplevelse – både för medarbetare och kunder.

Oavsett om du använder Microsoft Teams, traditionell telefoni eller en hybridlösning, är DDI-nummer en viktig komponent för att säkerställa att rätt person alltid går att nå – direkt.